ORGANISASI DAN STRUKTUR ORGANISASI (Minggu ke 4)

Istilah Organisasi berasal dari kata organum, yangberarti alat, bagian atau komponen-komponen. Di dalam pendekatan manajemen, istilah organisasi mempunyai dua arti umum. Arti pertama mengacu pada suatu lembaga (institusi) atau kelompok fungsional. Arti kedua mengacu pada proses pengorganisasian, yaitu cara pengaturan pekerjaan dan pengalokaisan pekerjaan di antara anggota organisasi, sehingga organisasi diharapkan melaksanakan fungsi penting untuk membantu ketidakmampuan anggota sebagai indivisu dalam rangka mencapai tujuan yang sulit atau bahkan tidak mungkin dicapai sendiri.

Menurut Gomez-Mejia dkk(2004), struktur organisasi merupakan hubungan formal maupun informal antaranggota suatu organisasi. Adapun Robbins ((2004) menjelaskan tentang bagaimana suatu tugas atau pekerjaan secara formal dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan.Lebih lanjut, Thompson dan Strickland (1993) berpendapat bahwa struktur organisasi yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strategi bisnis yang dipilih.

Ada empat elemen dalam struktur, yaitu :

Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas-tugas perorangan dan kelompok kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) serta penyaruan tugas-tugas tersebut ke dalam unit kerja.

Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk menuju kelayakdugaan (predictability) aktivitas-aktivitasnya

Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi-fungsi sub-unit dalam organisasi. Mekanisme standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian aktivitas khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola rumit.

Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu kelompok kerja.

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

1. Struktur Garis (Sederhana)

Organisasi bentuk garis di ciptakan oleh Henry Fayol. Pada struktur organisasi ini, wewenang dari atasan disalurkan secara vertikal kepada bawahan. Begitu juga sebaliknya, pertanggungjawaban dari bawahan secara langsung di tujukan kepada ataan yang memberi perintah. Umumnya organisasi yang memakai struktur ini adalah organisasi yang masih kecil, jumlah karyawannya sedikit dan spesialisasi kerjanya masih sederhana.
Ciri-Ciri. Kesatuan perintah terjamin. Pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan. Organisasi tergantung pada satu pimpinan. Ruang lingkup Organisasinya lebih kecil dan jumlah anggota juga sedikit. Hubungan kerja antara atasan dan bawahan bersifat langsung. Tujuan alat-alat yang digunakan dan struktur organisasi bersifat sederhana. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih sangat rendah. Semua anggota organisasi masih kenal antara satu sama lainnya. Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam (defersified).
Kelebihan struktur garis. Karyawan akan lebih menyadari tugas, tanggung jawab, dan pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini lebih mudah dimengerti. Struktur ini juga menjadikan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat karena tidak ada halangan birokrasi. Biaya-biaya yang berkaitan dengan koordinasi dan kontrol biasanya relatif kecil.
Kekurangan struktur garis. Kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan kompleks. Tugas karyawan yang terbatas sejak awal menghalangi mereka mendapatkan pengalaman yang dibutuhkan untuk meningkat ke posisi manajerial.

2.  Struktur Fungsional

Struktur organisasi fungsional diciptakan oleh F. W. Taylor. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Setiap pegawai mempunyai pengawas lebih dari satu orang atasan yang berberda-beda.

Struktur ini banyak ditemukan pada organisasi atau perusahaan area spesialisasi sebagai dasar eksistensi sebuah departemen. Struktur ini lazim ditemukan pada perusahaan kecil dan menengah, yang memusatkan pengambilan keputusan pada tingkat tertinggi dari perusahaan.
Ciri-ciri. Tidak menjamin adanya kesatuan perintah. Keahlian para pengawas dan pegawai berkembang menuju spesialisasi. Penghematan waktu dapat dilakukan karena mengerjakan pekerjaan yang sama.

Kelebihan struktur fungsional. Keahlian yang dimiliki oleh seorang spesialis fungsional. Keahlian ini memudahkan mereka dalam memecahkan masalah yang terjadi pada area tertentu yang berada di bawah wewenangnya. Menghindari duplikasi, di mana struktur ini tidak terdapat fungsi yang berganda atau redundant, sehingga sumber daya organisasi dapat dipergunakan lebih efisien dan terfokus.

Kelemahan struktur fungsional. Kebingungan yang terjadi ketika karyawan memiliki dua atau lebih supervisor. Kekurangan lain yaitu kemungkinan manajer untuk menghindari area yang mereka wewenangi secara fungsional, situasi yang mungkin berdampak negatif bagi koordinasi aktivitas tertentu.

3.  Struktur Staff

Organisasi dalam bentuk staff yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan. Berfungsi memberikan bantuan baik berupa pikiran maupun bantuan lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan. Bentuk ini tidak mempunyai garis komando ke bawah. Staff yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasehat dan saran dalam bidang kepada pemimpin dalam organisasi.
Kelebihan struktur staff. Pembagian tugas yang jelas antara staff dan anggota yang lain. Berkembangnya spesialisasi para anggota. Koordinasi di dalam setiap bagian dapat diterapkan dengan mudah. Kelemahan struktur staff. Pemimpin staff melampaui kewenangannya. Kesenjangan sosial antara pemimpin dan anggotanya.

4.  Struktur Garis dan Staff

Struktur organisasi ini merupakan struktur organisasi gabungan yang dikembangkan oleh Harrington Emerson. Struktur ini umumnya di gunakan oleh organisasi yang besar, daerah kerja luas, bidang tugas yang beraneka ragam dan jumlah bawahan yang banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri, melainkan memerlukan bantuan staf ahli yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasihat dan saran kepada pimpinan dalam organisasi tersebut.

Kelebihan struktur garis dan staf. Posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Fleksibilitas dari personel staf dapat memudahkan mereka untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek baru dengan jumlah yang minimum. Koordinasi dalam setiap unit kegiatan dapat diterapkan dengan mudah.
Adanya pembagian tugas yang jelas antara kelompok lini yang melakukan tugas pokok organisasi dan kelompok staf yang melakukan kegiatan penunjang.
Kekurangan struktur garis dan staf. Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya, karena karyawan staf terlalu mendominasi sering kali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka.

5. Struktur Produk

Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan. Jenis organisasi ini membagi tugasnya ke dalam dimensi produk. Artinya sebuah garis koordinasi atau kelompok koordinasi terbagi atas jenis produk yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Pada masing-masing produk terdapat bagian atau divisi yang mendukung kesuksesan produk di pasar. Masing-masing produk akan memiliki divisi pemasaran, SDM, dan produksi sendiri-sendiri.
Struktur organisasi ini muncul sebagai respon atas segmen pasar yang ingin fokus dikembangkan. Pada akhirnya, perusahaan akan berusaha semaksimal mungkin untuk bisa bersaing pada segmen pasar yang dituju. Perusahaan akan memaksimalkan setiap sumber daya yang ada di perusahaan sehingga bisa maksimal dalam merancang dan membuat sebuah produk untuk segmen pasar tertentu.

Kelebihan struktur produk. Penanggung jawab dari produk akan sangat jelas, sehingga fokus kinerja terhadap konsumen lebih jelas dan memuaskan. Struktur ini baik digunakan untuk perusahaan yang memiliki lini bisnis atau produk yang bervariasi. Variasi dari jumlah produk yang dihasilkan memerlukan koordinasi yang tinggi, sehingga struktur ini akan memfasilitasi perusahaan sehingga masalah koordinasi dalam sebuah produk yang dihasilkan akan mudah terselesaikan. Selain itu, faktor lingkungan yang berubah dengan cepat juga akan sangat sesuai jika dihadapi dengan jenis struktur organisasi ini.

Kekurangan struktur produk. Dengan dimungkinkannya tiap divisi untuk berjalan dengan caranya sendiri dibandingkan dengan struktur lainnya, hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa divisi dalam mencapai tujuan perusahaan.

6.  Struktur Matriks

Struktur ini merupakan struktur yang paling baru dari semua struktur organisasi yang ada dan paling sering digunakan oleh perusahaan yang melakukan proyek rumit. Struktur ini mengintegrasikan hubungan vertikal dan horizontal dengan unit lain dalam sebuah proyek.
Kelebihan struktur matriks. Penggunaan struktur matriks memungkinkan perusahaan mempekerjakan karyawan dengan keahlian tertentu untuk menyelesaikan suatu proyek yang rumit. Penggunaan struktur matriks juga membantu perusahaan beradaptasi dengan cepat terhadap segala situasi , karena karyawan dengan keahlian tertentu dapat dengan mudah direkrut ke dalam proyek.

Kekurangan struktur matriks. Dalam perusahaan yang menggunakan struktur matriks ini, karyawan mungkin memiliki dua supervisor, manajer dari area fungsional dan manajer proyek. Tekanan pada karyawan, jika dalam satu waktu individu menangani beberapa proyek yang berbeda, maka ini akan menjadi beban pikiran baginya.

7.  Struktur Campuran (Hibrid)

Jenis organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi produk dan fungsional. Masing-masing produk yang diproduksi memiliki fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh produk tersebut. Selain itu, organisasi juga memiliki struktur fungsional yang tetap mengontrol secara terpusat jalannya organisasi.

Salah satu yang dominan dari struktur ini adalah keputusan menjadi tidak terdesentralisasi, tetapi juga tidak tersentralisasi. Artinya perlu koordinasi yang tinggi antarfungsi pokok yang dimiliki dan juga struktur yang berada dalam garis koordinasi produk. Karena sifatnya, jenis organisasi dengan struktur ini akan mudah beradaptasi jika terdapat perubahan pada lingkungan secara mendadak. Dua contoh struktur campuran yaitu perusahaan multinasional dan organisasi jaringan (network).

Perusahaan Multinasional (MNC). Pada tahap perkembangannya yang sangat lanjut dapat menjadi sebuah organisasi yang sangat kompleks. Tahap tersebut tercapai ketika organisasi telah mengambil desain struktur yang disebut matriks global (global matrix). Proses ini biasanya terjadi manakala MNC meluaskan aktivitasnya ke berbagai negara dalam skala yang tidak dapat ditangani oleh struktur-struktur biasa.

Struktur ini disebut campuran karena perusahaan-perusahaan lokal yang tersebar di berbagai benua biasanya tidak persis sama dalam hal desain strukturnya. Kita barangkali akan menemukan semua ragam desain struktur di sini, mulai dari struktur sederhana, divisonal, matriks, hingga struktur hibrid .

Struktur Jaringan. Dalam bentuk yang sangat ekstrem, struktur jaringan menghasilkan apa yang disebut dengan organisasi virtual. Di sini semua aktivitas organisasi telah habis di-outsourcing. Satu-satunya yang tersisa dalam organisasi adalah sekelompok kecil eksekutif dan sebuah kantor dengan beberapa ratus pegawai. Ukuran organisasi yang normal bagi perusahaan-perusahaan multinasional adalah rata-rata di atas 10 ribu orang, untuk di kantor pusat saja (Robbins, 1990: 132) . Jadi, pengurangan jumlah hinga tinggal beberapa ratus orang adalah sesuatu yang sangat luar biasa. Nike (sepatu), Emerson Radio (produk-produk elektronik), Schwinn Bicycle (sepeda) adalah contoh-contoh perusahaan yang mampu menjual produk senilai beberapa ratus juta dollar per tahun, dengan memiliki sangat sedikit fasilitas produksi atau tidak ada sama sekali (Robbins, 1990: 346) .
Esensi pekerjaan para eksekutif organisasi virtual terutama adalah melakukan koordinasi dan mengelola hubungan-hubungan eksternal. Semua hubungan tersebut bersifat kontrak atau pesanan, sehingga sebagian besar waktu para pengelola dihabiskan untuk menangani hubungan-hubungan tersebut dan memastikan kesesuaiannya dengan tujuan organisasi.

CONTOH KASUS STRUKTUR ORGANISASI BANK BCA CARD CENTRE CABANG SURABAYA

1. Gambaran Umum Perusahaan

BCA Card Centrre Cabang Surabaya merupakan cabang kedua dari empat kantor cabang yang dimiliki oleh BCA Card Centre di Indonesia. Sebagai cabng yang kedua, BCA Card Centre Cabang Surabaya secara resmi mulai beroperasi pada bulan April tahun a992, dimana pendiriannya mengacu pada dasar hukum atas kegiatan usaha institusi kartu kredit yang pada umumnya dikeluarkan oleh bank-bank Indonesia.

Sedangkan dasar hukumnya diataur di dalam pasal 6 huruf “I” Undang-Undang no.7 tahun 1992 tentang Perbankan yang berbunyi :

-Usaha Bank meliputi melakukan kegiatan anjak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan wali amanat”.

Selain itu, pendirian BCA Card Centre Cabang Suarabaya juga mengacu pada pokok-pokok Paket Deregulasi Bidang Keuangan dan Perbankan tanggal 27 Oktober 1988 (PAKTO 27) nomor II angka “1″ mengenai kemudahan pembukaan kantor baik, dimana  di dalamnya dijelaskan pada huruf “C”, yaitu : “Untuk pembukaan kantor cabang dapat dilakukan cukup dengan memberitahukan kepada Bank Indonesia”.

2. Struktur Organisasi

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dapat di uraikan sebagai berikut :

·         Branch Manager

a. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.

b. Bertanggung jawab kepada pimpinan pusat.

c. Mempunyai wewenang tertinggi dalam pengambilan keputusan.

d. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.

·         Sekretaris

a. Membantu Branc Manager dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Menangani masalah-masalah kesekretariatan, seperti surat-menyurat, file, dan sebagainya.

·         Marketing Unit Head

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit pemasaran.

b. Mengkoordinasikan dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit pemasaran agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Marketing Cardholder

Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card ke perusahaan-perusahaan agar mau memiliki BCA Card.

·         Marketing Merchant

Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card dengan mendatangi toko-toko atau pedagang agar mau menerima pembayaran dengan menggunakan BCA Card.

·         Marketing Support

Bagian dalam yang bertanggung jawab untuk mengurusio administrasi.

·         Customer Service

Bertugas untuk melayani pelanggan/konsumen yang datang langsung ke BCA Card Centre ataupun yang melalui telepon.

·         Credit

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian kredit.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian kredit sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Analisa Kredit

Bertugas menganalisa setiap permohonan/aplikasi yang masuk ke BCA Card Centre.

·         Pengawasan Kredit

Bertugas untuk mengecek tagihan yang masuk ke BCA Card Centre dan mengawasi kartu-kartu kredit.

·         Penagihan Kredit

Bertugas untuk mengurusi pembayaran Cardholder dengan cara menelpon atau menagih secara langsung.

·         Risk dan Management Security

Bertugas untuk membantu bagian pengawasan dan penagihan kredit (karena ketiga-tiganya saling berkaitan).

·         Operational Unit Head

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit operasional. agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit operasional agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Kasie Operasional

-Bertanggung jawab kepada Operasional Unit Head.

-Mengawasi tugas-tugas dari Staff Operational I dan Staff Operational II.

Staff Operational I dan Staff Operational II

Bertugas untuk mengoperasikan/memproses faktur-faktur yang masuk ke BCA Card Centre.

·         Kolektor

Bertugas untuk mengambil faktur di toko-toko atau pedagang yang menerima pembayaran dengan BCA Card.

Sumber :

Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Penerbit Erlangga

ebook : Umar Husein.Business an Introduction.Jakarta

http://deadendra.blogspot.com/2013/11/struktur-organisasi-dan-contoh-kasus.html

http://sanygerlia.blogspot.com/2013/01/contoh-kasus-struktur-organisasi-bank.html